O primeiro princípio que regula todas as ações da Pharmácia Specífica diz respeito ao consentimento dos clientes, usuários, parceiros, colaboradores e profissionais que se relacionam com a farmácia de manipulação. Todos os dados pessoais somente são coletados, armazenados e tratados pela farmácia, para cumprir obrigações legais impostas ao segmento de manipulação de fórmulas, após o consentimento dos seus respectivos titulares.

• Para as vendas e encomendas de fórmulas, os dados pessoais coletados dos clientes e compradores da Pharmácia Specífica são: nome, endereço, telefone, idade, data de nascimento, CPF, RG e e-mail.
Esses dados são necessários para a realização do cadastro do cliente, a individualização da fórmula a ser manipulada nos laboratórios, a identificação da embalagem da fórmula, a correta entrega ao cliente na data combinada no ato da encomenda e a localização telefônica do cliente para eventuais esclarecimentos. O endereço é coletado com a finalidade de cumprir requisitos legais e da entrega da fórmula na residência, quando o serviço de delivery é solicitado pelo cliente. A idade do cliente é coletada para a análise crítica da prescrição, quanto as dosagens e a utilização, quanto a forma farmacêutica. A data de nascimento é um item imprescindível para a validação de receitas eletrônicas e esclarecimento de homônimos. O CPF é coletado para a emissão da nota fiscal e a validação das receitas eletrônicas. O RG é o documento de identificação para a encomenda de fórmulas com recentras controladas pela Anvisa e para validação das receitas eletrônicas.
O e-mail é utilizado somente para o envio das receitas eletrônicas e nota fiscal quando solicitado por e-mail.

• Os dados sensíveis são coletados, quando informados pelo cliente por razões de saúde e utilizados apenas para cumprir restrições e condições específicas na manipulação de fórmulas.

• Os dados relacionados as fórmulas encomendadas para a manipulação são: o nome do prescritor e sua especialidade e a receita com a indicação da fórmula a ser manipulada pela farmácia. Os dados do prescritor são necessários, para cadastro, cumprindo legislação sanitária e para a eventual necessidade de entrar em contato com o profissional prescritor da receita, em caso de surgimento de dúvida quanto a fórmula. E nesse caso, é obtido inicialmente o consentimento do cliente para, somente depois, acessar o prescritor para revisão e confirmação da fórmula. A receita (original, digital ou sua imagem fotografada) é utilizada para a preparação da fórmula e em seu formato original, ela é devolvida ao cliente quando não existe a necessidade legal de arquivamento por parte da farmácia.

• De acordo com a lei sanitária que regulamenta o uso de medicamentos controlados no Brasil, as receitas relativas a esses remédios precisam ser retidas e arquivadas pela farmácia. Essas receitas que possuem substâncias sujeitas a controle especial, são arquivadas e protegidas com dispositivos de segurança máxima, sob a responsabilidade do farmacêutico. Todos os medicamentos controlados são escriturados nos livros eletrônicos, específicos de registro, autorizados pela Vigilância Sanitária Local, sujeitos a fiscalização.

• A Diretora Técnica da Pharmácia Specífica é a Encarregada Oficial dos Dados – DPO e permanece disponível para atendimento aos titulares dos dados e suas pretensões entre as quais estão o acesso aos seus dados, bem como o direito de remover seu consentimento, remover seus respectivos dados, solicitar correções.

• Para preservar os clientes, no ato da entrega da fórmula em seu domicílio, apenas o nome, seu endereço e telefone constam do protocolo que acompanha a encomenda e a nota fiscal é guardada dentro do pacote lacrado. Um texto, anexo a encomenda, informa o cliente sobre a presença da nota fiscal e/ou receita na embalagem, alertando-o para tomar cuidado e não jogar o mesmo no lixo.

• Os entregadores contratados para a logística de entrega das fórmulas, em sistema delivery, as residências dos clientes, possuem contrato com cláusula de confidencialidade e termo de responsabilidade e conhecimento e treinamento sobre a LGPD.

• Todos os colaboradores da Pharmácia Specífica foram treinados para conhecimento, respeito e aplicação da LGPD e assinaram termos individuais de confidencialidade. • Todos os colaboradores da Pharmácia Specífica assinaram seus consentimentos quanto a coleta e tratamento de seus dados pela farmácia, que garante o sigilo e a inviolabilidade dos dados.

• Os protocolos das fórmulas, que caminham junto com as receitas, em todas as fases da manipulação, possuem uma área privativa onde os dados mínimos dos clientes são registrados e se mantêm protegidos.

• Todos os computadores utilizados nas dependências da Pharmácia Specífica possuem chave, com login e senha individuais o que delimita o acesso dos colaboradores aos dados coletados e permite a identificação de todos os acessos, sendo que apenas os profissionais que realmente precisam tratar os dados conseguem acessá-los. Os demais colaboradores não têm acesso a essa área restrita.

• Todos os computadores das dependências da Pharmácia Specífica tiveram os respectivos acessos a USB retirados, para maior segurança dos dados.

• Todos os acessos ao sinal do Wi-Fi foram retirados das áreas de circulação da farmácia e as senhas foram modificadas, sendo fornecidas apenas sob controle de acesso à internet.

• O acesso ao e-mail foi limitado ao uso pessoal, restrito apenas a utilização profissional por colaboradores determinados, identificados e autorizados.

• O uso dos celulares nas dependências da farmácia é limitado e restrito apenas aos celulares da empresa, sendo proibido aos colaboradores o uso dos celulares pessoais, no horário do trabalho, bem como o registro fotográfico de imagens através dos aparelhos pessoais e outras máquinas.

• Em todos os contratos em que a Pharmácia Specífica mantém com parceiros, instituições conveniadas e prestadores de serviço, foram inclusas cláusulas de confidencialidade, exigindo de cada instituição a sua adequação as normas da LGPD. Todos os currículos encaminhados a Pharmácia Specífica visando a participação em processos seletivos, após a análise e seleção dos candidatos as vagas, seguem para um arquivo fechado, onde permanecem arquivados por 1 ano para, posteriormente serem triturados seguindo os protocolos de fragmentação de documentos, utilizado pela farmácia para todos os papéis.

• Nos processos seletivos para vagas de emprego, realizados na Pharmácia Specífica, os dados pessoais encaminhados pelos concorrentes são analisados pelo departamento de RH e após as entrevistas de seleção e escolha do profissional, os dados dos candidatos são arquivados em armário trancado a chave, durante 6 meses, para uma possível nova escolha em caso de necessidade de recolocação a mesma vaga. Após esse período, todos esses documentos são removidos e destruídos.

• Todos os rótulos das embalagens de fórmulas, entregues na farmácia pelos clientes e onde constam suas respectivas informações, são retirados e inutilizados.

• Os protocolos de venda que não são finalizados como encomenda são triturados em equipamento especial de propriedade da farmácia.

• Todo tipo de documentação em que constam dados pessoais, tais como receitas e protocolos de venda são triturados em equipamento especial de propriedade da farmácia.

• Protocolos de encomendas de fórmulas manipuladas são arquivados em armário fechado com acesso restrito, onde permanece por 6 meses. Depois desse prazo, os documentos são encaminhados a um almoxarifado especial também de acesso restrito por mais 4 meses, cumprindo obrigações legais determinadas pela Anvisa.

• Para o atendimento dos clientes, por sua equipe de vendas, via whatsapp, a Pharmácia Specífica utiliza os serviços de aplicativo que, através de cláusula em contrato, garante a criptografia de todas as mensagens e o armazenamento em nuvem, com segurança de tecnologia de informação, garantida pela empresa contratada, além de remissão dos dados, em caso de encerramento de contrato.

• A plataforma de acesso ao portfólio de matérias-primas e sugestões de formulação, oferecido pela Pharmácia Specífica, de forma restrita, aos prescritores de fórmulas magistrais, utiliza apenas, como dados de acesso, o nome do prescritor e o seu CRM.

• O site da Pharmácia Specífica tem certificação SSL – Secure Socket Layer. Essa certificação descreve o mecanismo de criptografia criado para aumentar a segurança dos dados compartilhados pela web. Com a instalação do Certificado SSL, a URL do site passa para o formato HTTPS e exibe o ícone de um cadeado verde para sinalizar que o site é seguro. Veja aqui os termos de uso do site.

• Por razões de segurança interna, as áreas comerciais da Pharmácia Specífica são monitoradas e gravadas por câmera de segurança e todos os visitantes que adentram as instalações são informados desse fato, sendo a eles requerido o devido consentimento para tais captações. A imagens gravadas são arquivadas permanecem arquivadas por um período de 1 semana e depois são apagadas, podendo ser solicitadas pelos interessados, durante o tempo de sua permanência.

• Por razões de segurança, todas as ligações telefônicas da Pharmácia Specífica são gravadas por central digital e permanecem arquivadas por um período de 6 meses e depois são apagadas, podendo ser solicitadas pelos interessados, durante o tempo de sua permanência, com acesso autorizado formalmente pela diretoria, mediante justificativa e registro. Declaramos que os dados armazenados no servidor, nuvem e domínio de e-mail, estão sob as condições e proteção contratuais da Pharmácia Specífica e empresas contratadas para tais serviços.